経理や人事労務、総務等のバックオフィス全般を任せています

どんな業務を担わせていただいていますか？

永田雅裕様（以下、永田様）：現在お任せしているのは我が社のバックオフィス業務全般です。4年目に入ったばかりの会社で、まだ正社員は私を入れて7人、業務委託のメンバーを入れるとだいたい15人前後の規模です。そのなかにバックオフィスの専任者はいません。こういう段階では基本的に社長がその部分を担うことになる。我々と同様に立ち上げたばかりの会社はそういう企業ばかりだと思います。

ですが当社はそこを全部、Lepsleでまかなっています。経理、人事労務、さらに総務の仕事も含めて。Zoomや共有カレンダーやメール、チャットなど社員が使うオンラインツールも10から15ぐらいありますが、それらのアカウントの発行、管理、給与の振り込みなども全部お任せしています。

なぜお任せいただいたのでしょうか？

永田様： スタートしたのは今年（2022年）の1月頃からですね。実はそのころ、そういう部分をお手伝いしていただく方がいました。でもほかの業務との兼務だったので一部分しか任せることができず、少し範囲が狭かった。そのため私自身がバックオフィス系にすごく時間と手を取られていました。これは経営的によい状況ではないと感じていました。自分がここに専念したところで、会社をより前に進めるためのパフォーマンスを発揮できるかというとそうではない。ただ、ここで扱うのは従業員情報や給与情報、口座の金の出入りだったり結構重要かつセンシティブな情報で、そんなに簡単に任せることはできません。しかも、まだ1人採用するほどの業務量ではない。そういう状況の中で、ちょうどLepsleというサービスを紹介してもらいました。非常に複雑で、いろいろな業務が複数走る中で、信用して任せられることが必要です。かつ柔軟にチームとして活用できるので、会社の成長に合わせて業務量を増やしていける。こうしたニーズを満たしてくれるサービスとして、ぴったりの提案だったのです。

痒いところに手が届くようなサポートをしてくれます

導入した効果は出ていますか？

永田様： Lepsleを導入して以来、まず私自身がバックオフィスに関わる業務量で見ると、月に20時間ぐらいあったところが1～2時間程度になった感じです。90%くらいは削減されていると思います。その分、自分の時間を経営とか、ちゃんとコミットしなければならない場所にきちんと使えるようになりました。時間の捻出という目的は期待通りの効果を発揮していると思っています。

会社全体への影響はいかがでしょう？

永田様： 痒いところに手が届くようなサポートをしてくれて、すごく感謝しています。従業員にとっては重要で必要なのだけれども会社にとって緊急度を上げにくいことがあります。たとえば従業員が入社したときの会社説明などの初期対応や、緊急時の対応、手当などの福利厚生の情報など。「この会社情報はどこに聞けばいいんだっけ？」といった、ちょっとした困りごとへの対応です。バックオフィス業務をお願いしているＫさんやNさんがそういう場面で窓口として機能してくれる。従業員が安心して聞くことができる人がちゃんといるというのはすごく大きいと思います。

もう一つが情報の整理です。先ほどの福利厚生的なことも含めて、従業員が情報をちゃんと入手できる環境を整備してくれています。私たちは今、全員がそれぞれがバラバラな場所でリモート環境で働いています。そこで、社内専用サイトに社内掲示板みたいなものを作成し、整備も全部やってもらっています。例えば、人となりが分かるような従業員それぞれの個人紹介情報を載せる仕組みや、福利厚生も含めて全社的に必要な情報や社内ルールのページも作ってくれました。これも緊急に必要な対応ではないのですが、中長期的に従業員の満足度が下がってしまうことを防ぐ意味で本当に非常に重要なことだと思っています。

子育て中の女性が持ち前の集中力と責任感をリモートワークで発揮

担当者が子育て中の女性ですが、メリット・デメリットは感じますか？

永田様： 当初の担当は一人でしたが今は二人。二人とも、お子さんがいますが、ママかどうかは普段はあまり意識していません。というのも、私が38歳で従業員も平均年齢35歳くらい、やはり子育て中のメンバーが多く、子どもがいる女性は身近です。そして忙しいのも分かっています。 自分の妻を見ていても、子育て中の女性はやはりすごく忙しい。その中で働くことは、どうしても時間が限られているという制約がありますよね。そのため、集中力があり、責任感があります。社会人として自立している。これは子育て中に働く女性の多くに共通する特徴だと感じます。時間が限られているので、集中力が非常にあると感じます。すごく密度が高くて、いい仕事をしてくれているなと思います。リモート時代に合うサービスだと思いますね。

そう言っていただき、ありがとうございます。リモートでのご支援はいかがでしょうか？

永田様： 最初から担当してくれているKさんには、一人目のお子さんがまだ生後半年くらいのタイミングで仕事を始めてもらって、その子が1歳になったくらいのタイミングで先日第2子が生まれました。その出産の前日までずっとチャットで連絡をとってくれて、生まれた次の日にはまた連絡してくれました。僕達よりも熱意を持って仕事と向き合ってくれているようで、もうリモートで離れていてもすごく刺激をもらいます。

これまでに手がけたことはない新しい仕事に対しても、前向きに捉えてこなしてくれます。自分で考えて工夫して次の週には解決策を見つけていたり、少し難しければ次にまた持ち越して具体的に相談・報告してくれます。僕たちは本当に助かっていると同時に刺激を受けています。目的を共有して同じチームとして機能してるなと思ってます。もうパートナーサクセス社の一員なんだなっていう思いでずっと働いてる。みんなにそういう思いをさせるKさん達はすごいなって思っています。

担当者とは別にPM役がいて、フォローしてくれるのもありがたい

それ以外に弊社サービス利用のメリットがあれば教えて下さい。

永田様： そうですね、担当者とは別の人がPM（project manager）として入ってくれているのもありがたいですね。担当者個人だけだと、その人だけと向き合わなければならず、心のケアみたいなところも難しい。どうしても馬が合わないという場合もあるかもしれない。出産とかあった場合にも、自分たちだけでリカバリーしなければいけないような状況になる。そうしたサポートの負担も、ＰＭが取りまとめ役として関わってくれてチーム編成の補完役として機能している。今後も業務を増やしたいなとか、こういう他のことも考えているといったことも情報交換しているので、方向性も擦り合わせながら当社に寄り添っていただける。非常にありがたいですね。

従来型の派遣会社の場合は、紹介を受けて、出向してもらうみたいなイメージじゃないですか。それと違ってＰＭが間に入って伴走してくれ、「最初はどういう持っていき方をしましょうか」と依頼する企業に寄り添ってくれてタスクに切って、そこをまず伝えてくれる。そこの工程はありがたいです。依頼する側の企業だけではやっぱりできない場合も多いと思うんですね。

チームとしての動きを評価いただき、ありがとうございます！最後にメッセージをお願いいたします。

永田様： 我が社の従業員は北九州と大阪にいたり、エンジニアは米国ロサンゼルスやインドネシアにいる。バラバラなんですよ。少ない人数なんですけど。学生もいます。インターンでも社員としての仕事が成り立っていたりする。そういう意味では結構多様な人が集まってリモートで業務を進めている。そこに石川県金沢市にいるＫさんや、Ｎさんは東京ですがやはりリモートワークで加わって多様な働き方で業務を進めているわけです。こうした働き方は社会的にも意義のあることだと考えています。今後も御社には期待しています。